Die Kunst per E-Mail richtig zu kommunizieren

Gestern musste ich an meine kurze Zeit bei sanofi-aventis in Frankfurt a.M. denken. Ich war als externer Unternehmensberater dort Ende 2006 eingesetzt.

Die Externen sitzen meist zusammen in einem Raum. Ich war der einzige in einem Zweierbüro, dessen Bürotür auch stets offen blieb.

In dieser noch jungen Zeit meines Berufslebens durfte ich gleich das ganze Ausmaß innerbetrieblicher Kollektivverweigerung miterleben. Denn in den fünf Wochen Gesamtprojekteinsatz wurde mein Name kein einziges Mal ausgesprochen.

Nun ist mein Nachname für deutsche Verhältnisse nicht ganz leicht. Er ist für eine Abteilung für halbwegs intelligente Menschen aber auch nicht schwer zu erlernen. Wenn immer ein Mitarbeiter damls etwas von mir wollte, räusperte er sich an der Tür, klopfte an diese (obwohl offen) oder machte sich anderweitig bemerkbar. Ein „Herr …, könnten Sie mal…“ gab es nie.

Die richtige Kommunikation ist wichtig. Nun sind Informatiker nicht gerade für ihre Eloquenz bekannt. Müssen sie auch nicht. Es reicht zu wissen, was sich gehört und was nicht.

Häufige Namensnennung

Menschen hören gerne ihren Namen. Auch wenn sie sich dessen zunächst nicht bewusst sind. Daher sollte man diesen auch in mündlicher als auch in schriftlicher Kommunikation häufig nutzen. Übertreibung ist damit natürlich nicht gemeint.

Auch Zusätze wie „Lieber Herr … “ oder „Werte Damen“ sorgen beim Gegenüber stets für einen positive Wahrnehmung. Selbst schlechte Nachrichten werden mit solchen Grußformeln entschärft.

Kein Name = Massenmail?

Es gibt Leute, die weigern sich offensichtlich vehement, den Namen der Kommunikationspartner zu nennen. Die Mails beginnen dann lediglich mit einem „Hallo“, „Guten Tag“ oder schlimmer gleich mit dem Mailinhalt.

Bekomme ich solch beginnende E-Mails von Unbekannten, klingeln bei mir gleich die Alarmglocken. Ich muss zwangsläufig an eine Massenmail denken, bei der der Absender aus Gründen des Copy/Paste auf Namen verzichtet. Und Massenmails werden bei mir erst im Kopf und dann tatsächlich in den Spam-Ordner verschoben.

Die richtige Nutzung von CC und BC

Es gibt hochrangige Manager, die immer noch nicht wissen, wen sie wann genau in CC und BC zu setzen haben. Ein Kumpel berichtete kürzlich, dass einige von ihnen eine Woche lang nur dahingehend geschult werden, wie und wann CC zu nutzen ist.

Dennoch scheinen es einige nicht verstanden zu haben. CC nutze ich dann, wenn jemand den Inhalt einer Mail kennen soll, aber er nicht der eigentliche Ansprechpartner der Mail ist. BCC, wenn jemand den Inhalt kennen soll, der Rest der Leserschaft jedoch nicht erfahren soll, dass er mitliest.

Es gibt Menschen, denen man eine Mail schreibt (und nur ihnen) und sie antworten zurück mit 15 weiteren in CC. Das ist nicht nur unprofessionell, sondern auch unangebracht. Hätte man die Absicht, den Mailinhalt an 15 weitere zu schicken, dann hätte man es schon selbst getan.

Das wäre ungefähr so, als würde man einem ein Geheimnis anvertrauen und derjenige erzählt es gleich 15 anderen.

Auf kulturelle Vorgaben achten

In Deutschland beginnt eine E-Mail mit der Grußformel und endet i.d.R. mit dem Namen. Wenn die E-Mail eher wie ein Chat genutzt wird, dann halte ich es nicht unbedingt für notwendig, wenn man jedes Mal nach dieser Regel verfährt.

In anderen Kulturen gibt es andere Regeln. Diese sollte man Beobachten und sich anpassen. Dies erleichtert einem die Kommunikation.

Japaner hängen bei der Grußformel stets ein „-san“ an den Namen (Dear . Ein Ausdruck des Respekts.

In der Türkei wird z.B. der Name am Ende einer Mail nicht als so wichtig eingestuft. Wer sich an die lokalen Gewohnheiten hält, punktet bereits mit einer simplen E-Mail.

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