Online gründen und effektiv zusammenarbeiten

Als wir im Januar 2009 online gründeten, bezogen wir drei Monate später auch ein Büro. Ziel war es, gerade in der Anfangszeit, in der das Produkt weiterentwickelt wurde, zusammenzusitzen und so schneller ans Ziel zu kommen.

Foto BüroMit Beginn des Winters haben wir dann die Räumlichkeiten immer seltener genutzt. Bis wir entschieden, dass es gar keinen Sinn mehr machte, unbedingt in einem Raum gemeinsam zu arbeiten.

Von dort an arbeitete jeder von zu Hause. Kommuniziert wurde hauptsächlich über E-Mail. Das geht schnell, und man fasst sich kurz.

Damit man effektiv und effizient zusammenarbeiten kann, sind Tools notwendig. Wir haben verschiedene Online-Tools aus der Cloud ausprobiert.

Tool für Projekt- und Customer-Relationship-Management

Für das Projektmanagement haben wir lange Zeit das Tool Basecamp von 37Signals in der Basisversion eingesetzt. Es war kostenlos und half uns dabei, Aufgaben eines jeden Einzelnen im Auge zu behalten. Auch wenn das Tool mehr bietet, lief unsere Nutzung nicht über einen Task-Manager hinaus.

Für das Customer-Relationship-Management (CRM) nutzten wir längere Zeit Highrise aus demselben Hause. Mit Highrise kann man seine Kunden anlegen, Tasks vergeben (z.B. Herrn Müller Montag anrufen) und in der kostenfreien Version auch ein paar Deals anlegen. Richtig Sinn macht das Tool wohl in der Bezahlversion, und wenn man aktives Kundenbeziehungsmanagement betreiben muss. In unserem Fall war dies nicht der Fall.

Tools für die Dokumentation

Hier haben sich vor allem zwei Tools durchgesetzt: Google Docs und ein unternehmensinternes Wiki. In Google Docs hielten wir Informationen fest, die wir z.T. auch mit externen Leuten teilen mussten (z.B. ein Fehlerreporting für externe Softwareentwickler). Auf dieses konnte dann jeder zugreifen und reinschreiben.

Ein weiterer Vorteil von Google Docs und einem Wiki ist, dass es nur eine Version eines Dokuments gibt. So kann keiner später behaupten, er habe die falsche Datei erhalten. Die Versionskontrolle hilft, eventuelle Fehler rückgängig zu machen.

Je größer das Unternehmen wird, desto größer werden auch die Ansprüche an die IT. Sollten beispielsweise mehrere Vertriebsmitarbeiter für einen tätig sein, so stoßen die obigen Tools an ihre Grenzen. Ein vernünftiges Enterprise-Content-Management (ECM) muss her. Damit können Dokumente zentral verwaltet und effizienter mit ihnen gearbeitet werden. Zudem fällt das Risiko weg, dass die z.T. sensiblen Daten in der Cloud aufbewahrt werden. Hier erfahren Sie mehr über ECM.

Tools für die Kommunikation

Für die interne Kommunikation haben wir – wie schon angedeutet – fast ausschließlich E-Mails genutzt. Konnte eine Angelegenheit so nicht geklärt werden, wurde gängige VoIP-Software (Internettelefonie) eingesetzt.

Die E-Mail bringt 2 Vorteile: Man fasst sich kurz (Menschen sind schreibfaul) und sie kostet nichts.

Auch für die Kommunikation nach außen mit unseren Endnutzern nutzen wir fast ausschließlich die E-Mail Kommunikation.

Schlussbemerkung

Wer online im Team gründet, der muss mit seinem Kollegen/Mitarbeitern effizient und effektiv zusammenarbeiten. Dabei war unsere Devise bei der Nutzung von unterstützenden Tools immer: Erst kostenlos ausprobieren und dann ggf. upgraden. Dadurch sieht man, ob ein Tool einem tatsächlich hilft und hält die Kosten in der schwierigen Anfangsphase gering.

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