Papierlose Prozesse sparen Kosten im Online-Business

Wer online gründet, der sollte nicht nur sein Produkt, seine Dienstleistung online haben, sondern auch diverse andere Prozesse in die virtuelle Welt verlegen. Das beginnt in der Kommunikation und geht bishin zu Steuerangelegeneheiten.

Paperless Office ist sicherlich vielen ein Begriff. In meinem Online-Business leben wir danach. Der Umwelt zuliebe, aber auch um Kosten zu sparen. Gerade junge Unternehmen sollten gerade am Anfang ein Hauptaugenmerk auf die Kosten legen und daür sorgen, dass diese nicht ausarten.

Kommunikation im Online-Business

Die Kommunikation läuft bei uns hauptsächlich von Angesicht zu Angesicht oder per E-Mail. Letzters sogar bevorzugt. Das hat 2 Gründe:

  1. Fasst man sich bei E-Mails immer kurz und beschränkt sich auf das Wesentliche
  2. Kostet eine E-Mail nichts (wenn man einmal von den Internetkosten absieht)

Ein Faxgerät besitzen wir nicht. (Werbe-)Briefe, die eh nur im Mülleimer landen, sparen wir uns. Ein Office-Telefon besitzen wir nicht. Wenn Endnutzer ein Anliegen haben, dann können die uns anmailen oder auf unseren Mobiltelefonen anrufen. Dies tun nur die wenigsten. Daher sind wir auch nicht so abgelenkt im Tagescgeschehen und können uns auf das Business konzentrieren.

 

Dokumentation im Online-Business

Alle eingehenden Dokumente und Rechnungen werden bei uns dokumentiert und archiviert. Noch lieber ist es uns, wenn Rechnungen gleich als PDF zur Verfügung gestellt werden. Dann ersparen wir uns den ersten Schritt. Nichts ist nerviger wie Papier im Briefkasten.

Übrigens: Ein solches Vorgehen ist nicht nur bei kleinen Unternehmen üblich. Größere Konzerne lassen die ganze Kundenkommunikation oder Personalakten scannen und von externen Unternehmen in riesigen Web Archiven aufbewahren. Dies erleichtert Auswertungen, Berechnungen etc. für nachgelagerte Geschäftsprozesse wie die Berichterstattung oder die Buchhaltung.

Steuerangelegenheiten im Online-Business

Auch die gesamte Finanzbuchhaltung und das Steuerwesen wird zunehmend digitalisiert. Steuerberater arbeiten mit DATEV und ASCII Dateien. Eine ASCII Datei enthält Informationen in den Standardzeichen (lateinische Buchstaben, arabische Zahlen, Satzzeichen). Dadurch kann diese Datei weitergegeben und von jedem System gelesen werden. Bei einem Wechsel des Steeuerberaters hat es uns sehr geholfen, dass unsere gesamten Steuerdaten in solche einer ASCII Datei vorlagen.

Auch unsere gesamte Kommunikation, Belegeinreichung erfolgt auf dem digitalen Weg. Bei der Auswahl des Steuerberaters war dies ein K.O.-Kriterium.

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