Tolles Tool zur Rechnungsstellung

Freelancer und Online-Gründer müssen ab und an Rechnungen ausstellen. Wenn sie dies dauerhaft tun müssen, dann lohnt sich ein entsprechendes Backend-System mit Online-Payment-Funktionen. Für unsere Software, die wir im Netz verkaufen, nutzen wir Paypal und die Dienste des Payment-Service-Providers Micropayment. Mit beiden gab es bisher keine Probleme. Wir sind zufrieden. Diese schalten den Zugang zur Software sofort nach Bestätigung des Geldeingangs frei.

Jetzt gibt es aber Online-Gründungen, bei denen nur monatlich oder quartalsweise Rechnungen erstellt werden müssen. Hierfür kann man natürlich ganz simpel Microsoft Excel, einen PDF Generator und einen E-Mail Client benutzen. Einfacher und zeitsparender geht es aber mit einem entsprechenden Tool zur Rechnungsstellung.

Auf meiner Suche nach einem CRM-Tool, das diese Anforderung abdeckte, bin ich zunächst auf Zoho CRM und dann auf Zoho Invoice. Letzteres ist das Tool zur Rechnungsstellung, das ich gerne hier vorstellen möchte.

Das gute an den Tools aus dem Hause Zoho ist, dass diese sehr gut miteinander verknüpft werden können. Für meinen Fall ist Zoho Invoice jedoch völlig ausreichend.

Kosten für Tool zur Rechnungsstellung

Wenn ich ein Tool im Internet gefunden habe, dann schaue ich i.d.R. erst auf den Preis. Zoho Invoice bietet eine kostenlose Variante bei der man bis zu fünf Kunden anlegen kann. Für diese habe ich mich erst angemeldet, um zu schauen, ob das Tool tatsächlich auch für mich geeignet ist.

Einige Wochen später ware ich dann – auch dank der mobilen Apps – so überzeugt, dass ich das Standardpaket für 15 $ im Monat bestellt habe. Wer wie ich sogar ein Jahr im Voraus bezahlt, bekommt zwei der zwölf Monate geschenkt.

Inside Tool zur Rechnungsstellung

Und so sieht das Tool aus, wenn man sich eingeloggt hat. Man landet im Dashboard oder auch Konsole genannt.

tool zur Rechnungsstellung

Im übersichtlichen Dashboard sieht man das Wichtigste: die offenen Beträge, Berichte etc. Darüber hinaus stehen einem folgende Reiter zur Verfügung

  • Kostenvoranschläge
  • Kunden
  • Berichte
  • Zeitüberschreitungen
  • Aufwendungen und
  • Rechnungen

Erste Stritte mit dem Tool

Als erste Aktivität habe ich zunächst einmal meine Kunden angelegt. Da ich nur zwei Dutzend davon habe, tat ich das manuell. Es besteht jedoch auch ein Import über eine CSV-Datei.

Hiernach habe ich über den Reiterpunkt „Kostenvoranschläge“ Artikel angelegt, die ich anbiete.

Im nächsten Schritt erstellte ich eine Rechnungsvorlage bzw. suchte mir eine aus den Templates aus, welches ich dann entsprechend für mich personalisierte. Das Grundgerüst ist somit also aufgestellt.

Die Arbeit mit dem Tool

Sobald nun eine Bestellung bei mir reinkommt, lege ich für den jeweiligen Kunden einen Kostenvoranschlag an. Hierzu geht man auf „Kostenvoranschläge“ –> Neuer Kostenvoranschlag. Man füllt einige Boxen wie Kundenname, Artikel etc. Den KVA verschicke ich jedoch nicht an den Kunden, da er schließlich nicht um ein Angebot gefragt, sondern gleich bestellt hat.

Nach Erledigung des Auftrages, rufe ich wieder meine KVA auf und wähle den Punkt „Kostenvoranschlag in Rechnung konvertieren“. Ist dies passiert, kann man im nächsten Schritt „Rechnung per E-Mail versenden“ wählen und schwupst ist die Rechnung bei Kunden und der Rechnungsbetrag als offener Posten im Dashboard. Überfällige Beträge werden dort angezeigt. Ich bin mir jedoch sicher, dass man auch eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail erhält. Bisher wurden Rechnungen rechtzeitig bezahlt.

Ist der Betrag dann auf dem Bankkonto, muss man manuell den Geldeingang bestätigen. Bei Online-Payment-Möglichkeiten könnte es durchaus sein, dass dies auch automatisch geschieht.

Fazit

Mir persönlich gefällt das Tool zur Rechnungsstellung sehr. Ich mag es, wenn sich jemand mit Verstand an so ein Tool gesetzt hat. Usability und Design sind top. In der deutschen Übersetzungen sind einige Fehler. Aber über die kann man auch gerne wegschauen.

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