Wie als Gründer die vielen Aufgaben erledigen?

Ich erlebe derzeit wieder einmal, wie Menschen von sich glauben, als Gründer geeignet zu sein, aber dennoch Beruf und Privates eigentlich gar nicht unter einen Hut bringen können.

Die Ausrede ist dann schnell parat: Der Berg an Arbeit, der vor einem liegt oder neudeutsch: Der Workload.

Auf diesen Workload wird dann alles abgewälzt: Kind vergessen abzuholen –> der Workload, wichtigen Kunden vergessen anzurufen –> der Workload und so weiter und so fort.

Ich will nicht abstreiten, dass es Zeiten gibt, in denen man tatsächlich in Stress ist. Ein Produkt muss an den Kunden ausgeliefert werden, Mitarbeiter erkranken, der Kunde macht Druck etc. Man weiß gar nicht, wo man zuerst anfangen soll.

Es gibt aber auch Leute, die in einer schier endlosen Stressschleife stecken. Sie kommen zu nichts. Das Problem dabei ist, dass sie wichtige Aufgaben dabei vergessen. Kurz vor dem Schlafen gehen heißt es dann: Ach, ich wollte doch noch den und den anrufen.

Handlungsempfehlung

Es gibt Menschen, die im Kopf sehr gut Aufgaben strukturieren können. Und dann gibt es welche, die es nur glauben. Ich kenne sehr wenige, die zugeben, dass sie eigentlich ein Chaot und damit als Unternehmer ungeeignet sind.

Da ich in diesem Blog nicht nur Fehler aufzeige, sondern auch Handlungsempfehlungen gebe, soll es auch diesmal eine geben: Wie gehe ich den Workload richtig an?

Liste der Aufgaben erstellen

Zunächst sollte man eine Liste mit den anstehenden Aufgaben erstellen. Neudeutsch: Task list. Es gibt einige Menschen, die nur noch von „Tasks“ sprechen, wenn sie Aufgaben meinen.

Diese könnte dann z.B. so aussehen:

  • Kind abholen
  • Kunden X anrufen
  • E-Mail an Y
  • Medikament bestellen

Wie Ihr seht, ist die Liste nicht priorisiert. Nehmen wir an, dass sich der Gründer diese Liste um 9 Uhr morgens erstellt hat.

Jetzt muss er diese Tasks in folgendes Schema übertragen:

[table]
eilt eilt nicht
wichtig
unwichtig
[/table] Konkret würde es in unserem Fall also z.B. so aussehen:

[table]
eilt eilt nicht
wichtig Kunden X anrufen [1] Kind abholen [3]
unwichtig E-Mail an Y [2] Medikament bestellen [4]
[/table]

Die Reihenfolge, in der die Aufgaben abzuarbeiten ist, ist den Zahlen in den eckigen Klammern zu entnehmen.

Erst müssen die eiligen und wichtigen Aufgaben erledigt werden. Meist machen unstrukturiert arbeitende Menschen den Fehler, dass sie unwichtige oder unspannende Aufgaben nach hinten schieben. Sie machen halt nicht so viel Spaß. Dabei können sie eilig sein.

D.h. im nächsten Schritt ist nicht das Kind abzuholen (da es noch etwas in der Kita verweilen kann), sondern erst die E-Mail zu verschicken. Man hat es dem Kunden versprochen, dieser wartet auf die E-Mail, auch wenn der Inhalt vielleicht unwichtig erscheint. Für den Kunden könnte es jedoch entscheidend sein.

Erst zum Schluss – und viellleicht auch von zu Hause aus – können die nicht-eiligen Medikamente im Internet bestellt werden.

Fazit

Wer es schafft, der kann die Strukturierung im Kopf vornehmen. Wenn nicht, sollte man tatsächlich am Anfang ein DIN A4 Blatt nehmen und sich diese Matrix aufzeichnen und die Aufgaben in die jeweiligen Boxen schreiben.

Ich bin mir sicher, dass dann keine bösen Anrufe oder Mails kommen, die angeben, dass man seit Tagen auf Infos wartet.

4 Kommentare

  1. Wer so vorgeht wie von Ihnen beschrieben riskiert den Unterschied zwischen „Wichtig“ und „Dringend“ aus den Augen zu verlieren, wodurch sich wichtige Aufgaben die nicht unbedingt dringend sind so lange verschieben bis sie irgendwann gar nicht mehr erledigt werden. Daraus ergeben sich zwei mögliche Szenarien:
    1) es ist egal – das bedeutet aber meist, dass der Punkt von Anfang an falsch kategorisiert war und höchstwahrscheinlich überhaupt nie wichtig war
    2) es treten negative Konsequenzen ein, welche schwerwiegender sind als wenn man unwichtige aber dringende Dinge stattdessen liegen gelassen hätte

    Deshalb erachte ich Ihre Empfehlung hier für durchaus gefährlich und praxisfremd.

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