stapel papier

Zu viel Papier in deutschen Start-Ups und Unternehmen

Ich berichte an dieser Stelle ab und an über Tools und Apps, die ich für besonders sinnvoll für Start-Ups und Unternehmen erachte. Sie sind meist günstig im Preis, erhöhen jedoch die Effizienz und Effektivität im Alltag enorm.

stapel papier

Ich bin der Meinung, dass in deutschen Büros immer noch viel zu viel Papier verbraucht wird. Oft wird zu viel Papier hin- und hergeschickt. Das ist nicht nur unweltbelastend, es nervt auch. Ein Beispiel ist die Einführung von Zwangskontoauszügen meiner Bank, das mich sogar über einen Wechsel meines Geldinstitutes nachdenken lässt. Obwohl ich Online-Banking betreibe, meine Kontoauszüge als PDF-Dokument dort hinterlegt werden, werden sie mir dennoch per Post zugesandt, sobald ich das PDF nicht innerhalb einer bestimmten Zeit herunterlade. Nervig!

 

Apropos PDF. Dieses Dateiformat ist für den Austausch von Dokumenten unerlässlich. Mittlerweile arbeitet fast jedes Unternehmen mit diesem Format, dass unabhängig vom System des Empfängers stets das Gewünschte anzeigt.

 

Das PDF-Format ist nicht nur zum fehlerfreien Darstellen von Inhalten geeignet, sondern auch zum Weiterbearbeiten. So stelle ich beispielsweise Angebote, Rechnungen, Konzepte etc. meist mit Office-Produkten her und konvertiere diese dann direkt dort in PDF. Ich bevorzuge aber auch, dass mir Formulare per PDF zugesandt werden.

 

Erstens hat man diese dann innerhalb von Minuten vor dem Bildschirm. Zweitens ist so ein PDF schnell am Computer ausgefüllt und zurückgesandt. Dies verkürzt Arbeitsprozesse.

 

Mit dem herkömmlichen Adobe Acrobat Reader lassen sich letztere Arbeiten nicht durchführen. Hierzu bedarf es einer speziellen Software. Wie Ihr bereits wisst, ist für mich die Zeit der Stand-alone Software vorbei. Mein DVD-Laufwerk wird kaum noch für Software gebraucht. Stattdessen nutze ich gerne Online-Lösungen. Eines für die Erstellung von PDF-Dokumenten ist beispielsweise webpdf.de. Zugegeben, mit einem Preis von 3.990 € ist es wohl eher etwas für etablierte Unternehmen als für Start-Ups. Dafür hat man jedoch mit einer einzigen Investition alle Fragen rund um das Erstellen, Bearbeiten, Archivieren von jedweden Dokumenten im Betrieb abgedeckt. Selbst von E-Mails oder größeren Bilddateien. Auch Online-Lösungen lassen sich mittlerweile betriebssystemunabhängig in andere Software-Lösungen integrieren.

 

Als umweltbewusster Sozialunternehmer biete ich die Möglichkeit eines Versandes von Dokumenten per Post erst gar nicht mehr an. Wer noch immer etwas antiquiert Papier in Händen halten muss, der muss es selbst im Büro ausdrucken. Schlimm finde ich es, wenn für solche Dokumente auch noch teures Spezialpapier verwendet wird. Als würde meine Entscheidung für einen Anbieter vom verwendeten Papier abhängen. Dann bevorzuge ich doch den, der an die Umwelt denkt und mir eine PDF zusendet.

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