Krankheitsbedingte Ausfälle – Was müssen Unternehmer beachten, wenn Mitarbeiter längere Zeit krank werden?

In Deutschland sind Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung verpflichtet, wenn Mitarbeiter krankheitsbedingt ausfallen. Bei kleinen und mittelständischen Unternehmen kann dies rasch zur finanziellen Belastung werden. Nach der Unternehmensgründung fehlen häufig finanzielle Ressourcen, um längere Ausfälle von Mitarbeitern auszugleichen. Das Ziel des sogenannten Ausgleichsverfahrens besteht darin, durch Lohnfortzahlung bedingte doppelte Belastungen für das Unternehmen auszugleichen.

Wann sind Arbeitgeber zur Lohnfortzahlung verpflichtet?

Bei nachgewiesener Arbeitsunfähigkeit ihrer Arbeitnehmer sind Arbeitgeber für mindestens sechs Wochen zur Lohnfortzahlung verpflichtet. In dieser Zeit entstehen zusätzlich zum Arbeitsausfall höhere Lohnkosten. Meist verlassen sich Gründer auf ihre eigene Leistung. Gehaltszahlungen stellen jedoch einen wichtigen Kostenfaktor dar, der neu gegründete Unternehmen stark belasten kann. Um finanzielle Belastungen zu vermeiden, besteht die Pflicht zur Entgeltfortzahlungsversicherung. Diese Versicherung, die auch als Arbeitgeberversicherung bezeichnet wird, ist verpflichtend für jeden Arbeitgeber, der mindestens einen Angestellten gegen Arbeitsentgelt beschäftigt. Im Aufwendungsausgleichsgesetz (AAG) ist geregelt unter welchen Voraussetzungen ein Anspruch auf Rückerstattung für die im Krankheitsfall oder bei Mutterschaft geleisteten Entgeltfortzahlungen besteht. Durch das im Gesetz verankerte Umlageverfahren wird gleichzeitig die Form der finanziellen Verteilung von Erstattungen auf die Gesamtheit der Arbeitgeber geregelt. Grundsätzlich sind Aufwendungen wie die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall, Zuschüsse zum Mutterschaftsgeld sowie Ausfälle aufgrund des Mutterschutzgesetzes und Arbeitgeberanteile für die Sozialversicherung erstattungsfähig. Eine Möglichkeit, Beiträge zu berechnen, besteht in der Verwendung einer modernen Online-Lohnabrechnungssoftware wie die cloudbasierte lexoffice Lohn & Gehalt-Software, mit der Lohnabrechnungen einfach digital durchgeführt werden können. Das Ziel des Ausgleichsverfahrens ist die finanzielle Entlastung kleiner und mittelständischer Unternehmen bei krankheitsbedingten Ausfällen ihrer Mitarbeiter.

mitarbeiter krank

Finanzierung der Sozialversicherungen sicherstellen

Durch die Teilnahme am Umlageverfahren soll die Finanzierung der Sozialversicherungen für das Unternehmen sichergestellt werden. Dafür müssen die am Ausgleichsverfahren teilnehmenden Arbeitgeber einen monatlichen Beitrag an die Krankenkasse des jeweiligen Arbeitnehmers entrichten. Es gibt zwei Umlageverfahren, die als Umlagepflicht U1 und U2 bezeichnet werden. Am Umlageverfahren 1 (U1) nehmen Unternehmen, die weniger als 30 Mitarbeiter beschäftigten teil, während das Umlageverfahren 2 (U2) das Mutterschaftsgeld betrifft. Im Rahmen des Ausgleichsverfahrens werden die bei krankheitsbedingen Lohnfortzahlungen anfallenden Aufwendungen teilweise erstattet. Die Umlagesätze der monatlichen Beträge liegen zwischen 0,9 und 4 Prozent. In Abstimmung mit der jeweiligen Betriebskrankenkasse können die Sätze in jedem Geschäftsjahr neu festgelegt werden. Als Berechnungsgrundlage für den aktuellen Erstattungssatz dient der Bruttolohn des Angestellten. Für die entstandenen Aufwendungen kommt die Krankenkasse allerdings erst beim Vorliegen einer offiziellen Krankschreibung auf. Falls das Unternehmen erst ab dem dritten Krankheitstag eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung verlangt, sind die ersten beiden Fehltage vom Ausgleichsverfahren ausgeschlossen. Bei der Umlagepflicht U2 steht die finanzielle Entlastung des Arbeitgebers bei Abwesenheit von Mitarbeiterinnen vor und nach der Geburt ihres Kindes im Mittelpunkt. Die Umlage 2 (U2) betrifft deshalb das Mutterschaftsgeld. Im Unterschied zum U1-Verfahren ist die Teilnahme an der Umlage 2 generell für alle Arbeitgeber Pflicht, unabhängig von der Größe des Betriebes. Darüber hinaus sind sowohl die Höhe der monatlichen Beiträge als auch die Höhe der Erstattung in anderer Form geregelt. Der monatliche Umlagebetrag, der an die jeweilige Krankenkasse zu zahlen ist, muss aufgrund der Elternzeitregelung auch für männliche Mitarbeiter abgeführt werden. Die Beitragshöhe hängt von der jeweiligen Krankenkassen ab. Die durch die Mutterschaftsregelungen entstandenen Arbeitgeberaufwendungen werden allerdings 100-prozentig von der Krankenkasse erstattet.

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